Einen Grund Insolvenz zu beantragen besteht bei allen Gesellschaften mit Haftungsbeschränkung, wenn Zahlungsunfähigkeit (§ 17 InsO), drohende Zahlungsunfähigkeit (§ 18 InsO) oder Überschuldung (§ 19 InsO) vorliegen. Gläubiger können den Antrag nach § 17 InsO stellen, wenn die Firma ihre Zahlungen eingestellt hat und nicht zu erkennen ist, dass sie der Pflicht zur Zahlung nachkommen wird.

Geschäftsführer können und müssen eine Insolvenz anmelden, wenn abzusehen ist, dass die Zahlungsmittel einschließlich aller Kreditlinien und vergleichbaren Werte nicht ausreichen, um die Verbindlichkeiten innerhalb eines überschaubaren Zeitraums zu erfüllen. Die Dauer des Prognosezeitraums kann drei bis sechs Monaten betragen.

Bei einer Überschuldung nach § 19 InsO besteht ebenfalls die Pflicht einen Insolvenzantrag zu stellen. Diese liegt vor, wenn das Betriebsvermögen die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt. Die Überschuldung wird über eine Überschuldungsbilanz ermittelt, bei der Aktiva mit dem Zerschlagungswert angesetzt werden, also dem Wert, der sich bei der Veräußerung der Gegenstände ergäbe. Zusätzlich erfolgt eine Prognose über den Erfolg einer möglichen Fortführung des Unternehmens. Fällt diese positiv aus, besteht kein Insolvenzgrund. Fällt sie dagegen negativ aus, muss Insolvenz angemeldet werden.

Nach § 15a InsO besteht eine Antragspficht, wenn eine juristische Person zahlungsunfähig oder überschuldet ist. Diese betrifft die Geschäftsführung. Der Antrag ist spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung zu stellen. Wenn es bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung keine Geschäftsführung gibt, geht die Pflicht auf jeden Gesellschafter über, im Fall der Führungslosigkeit einer Aktiengesellschaft auf jedes Mitglied des Aufsichtsrats.

Laut Insolvenzordnung droht jedem, der zur Insolvenzanmeldung verpflichtet ist bei einer verspäteten Anmeldung der Insolvenz eine Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder eine Geldstrafe. Die Gesellschafter können die Verantwortung also nicht auf einen fehlende Geschäftsführung abschieben.

Für Personengesellschaften mit zumindest einem vollhaftenden Gesellschafter besteht theoretisch keine Pflicht eine Insolvenz anzumelden. Bedingt durch die Möglichkeit der Verbraucherinsolvenz besteht aber die Gefahr einer Betrugsstrafbarkeit. Dies betrifft auch Firmen, wenn diese trotz fehlender Zahlungsfähigkeit weiterhin rechtsgeschäftliche Verpflichtungen eingehen. Die Insolvenzordnung geht bisher noch davon aus, dass natürliche Personen immer mit dem Privatvermögen vollumfänglich haften.